Ditët me shumë volum: standardi nën presion

Kishim ditë kur kërkesa ishte më e lartë se parashikimi.

Duheshin shoferë të thirrur me njoftim të shkurtër. Kishte raste kur shoferët mbërrinin me vonesë. Disa prej tyre, në fazën e ramp-up, nuk ishin ende plotësisht të përshtatur me SOP-të. Dhe e gjithë kjo binte mbi organizimin e ngarkimit dhe mbi orarin e nisjeve.

Kështu e kam të shkruar në raportimet e mia nga last mile, në qershor 2025.

Në ato ditë kuptova diçka që një ditë e zakonshme nuk ta tregon.

Çfarë kam dhe çfarë nuk kam

Nuk e kam datën e një dite specifike, numrin total të porosive apo vonesën e saktë të nisjeve. Dhe këto nuk ishin domosdoshmërisht ditë festash. Ishin situata reale presioni operacional, jo një sezon i konfirmuar.

Nuk e di cili standard prishej i pari kur rritej volumi, dhe nuk dua të krijoj një renditje pa të dhëna. Kishte planifikim operacional të shoferëve, të automjeteve dhe të nisjeve, por për një plan zyrtar peak, me nivele kapaciteti dhe procedura të veçanta, nuk e di. Nuk kam të konfirmuar as një briefing të veçantë që e kam drejtuar vetë para një dite të tillë, as një checklist për përgatitjen e saj.

Dhe nuk kam një vendim konkret ku mund të shpjegoj me siguri çfarë lashë mënjanë për të mbrojtur një prioritet tjetër. Nuk do të shpik një të tillë për ta bërë esenë më dramatike.

Ku binte presioni

Si Area Manager kisha katër Shift Leaders dhe tetë Dispatchers. Në daily stand-up flisnim për rezultatet e KPI-ve, problemet e ngarkimit, vonesat, sigurinë dhe koordinimin operacional.

Nga problemet e dokumentuara, pikat që kërkonin vëmendje kur rritej presioni ishin këto:

• organizimi i trolley-ve dhe i ngarkesave;
• koha e ngarkimit dhe respektimi i orarit të nisjes;
• skanimi i produkteve në zonat e përcaktuara;
• disiplina dhe siguria në rampë;
• komunikimi mes shoferëve, dispeçerëve dhe përgjegjësve të turnit.

Nuk janë probleme të reja. Janë të njëjtat që shfaqen në një ditë të zakonshme. Vetëm se në ditën e rëndë nuk ka më kohë t'i fshehësh.

Presioni nuk i krijon gjithmonë problemet. Shpesh i bën më të dukshme.

Kapaciteti nuk është një numër

Në ditë të tilla, pyetja e parë është zakonisht: sa shoferë kemi?

Por fjalia që më ka mbetur nga ato raportime është tjetër: disa shoferë në ramp-up nuk ishin ende plotësisht të përshtatur me SOP-të. Ishin aty. Numëroheshin. Por nuk mund ta bënin ende punën njësoj si të tjerët.

Kapaciteti nuk është vetëm numri i njerëzve që ke në dispozicion. Është numri i njerëzve që mund ta kryejnë punën sipas standardit.

E njëjta gjë vlen për automjetet. Në gusht 2025 pati një problem me disponibilitetin e tyre: një DSP nuk po përdorte automjetet e veta, dhe kapaciteti rezervë ishte tashmë i planifikuar. Në letër kishte rezervë. Në praktikë, rezerva ishte zënë.

Te “Shiko si e bëj unë” nuk është trajnim shkrova pse një njeri i ri nuk është gati vetëm sepse ka parë dikë tjetër ta bëjë punën. Dita me shumë volum është ajo ku kjo kuptohet më shtrenjtë.

Çfarë zbulon dita e rëndë

Kur kërkesa rritet, kuptohet sa mirë është përgatitur operacioni, sa qartë janë përcaktuar përgjegjësitë dhe sa të aftë janë njerëzit ta zbatojnë standardin.

Te 6S pa poster shkrova se rregulli provohet në ditën e vështirë. Këtu është e njëjta ide, nga ana e planit. Një plan që funksionon vetëm kur gjithçka shkon sipas parashikimit nuk është plan për ditën e rëndë. Është përshkrim i ditës së zakonshme.

Para ditës së madhe

Sot, një menaxheri para ditës së parë të madhe të sezonit do t'i thosha të mos presë derisa të rritet volumi për të zbuluar nëse ekipi është gati. Do t'i rekomandoja pesë gjëra:

1. Të kontrollojë kapacitetin real, jo vetëm numrin e shoferëve të planifikuar.
2. Të verifikojë nëse njerëzit e rinj janë trajnuar për procesin.
3. Të përcaktojë cilat standarde nuk lejohen të shkelen, sidomos siguria dhe kontrollet kritike.
4. Të ketë një plan për mungesat, vonesat dhe problemet me automjetet.
5. Të sqarojë para turnit kush vendos dhe kush duhet njoftuar kur situata ndryshon.

Këto janë rekomandimet e mia sot, jo një plan historik që pretendoj se e kam zbatuar të plotë.

Pika e tretë është ajo që, për mua, ka më shumë rëndësi. Në ditën e rëndë, diçka do të shtyhet. Pyetja është nëse e ke vendosur më parë çfarë nuk shtyhet kurrë, apo e vendos në mes të presionit.

Lista më poshtë mund të shënohet këtu dhe të kopjohet para turnit. Analiza e vonesave ndan pas ditës sa nga vonesa nisi te rampa dhe sa në rrugë, që dita e rëndë e radhës të nisë me më shumë se një kujtim.

Standardi nuk provohet në ditën kur gjithçka shkon sipas planit. Provohet në ditën kur plani nuk mjafton.