Ku humbet një pjesë e porosisë

Kur mungonte një bag, rregulli ishte i qartë.

Shoferi duhej të njoftonte Team Leader-in. Trolley duhej të qëndronte brenda zonës së përcaktuar derisa problemi të zgjidhej. Dhe produktet chilled dhe frozen duhej të skanoheshin brenda zonave përkatëse të temperaturës së kontrolluar.

Ky rregull thotë diçka që raporti nuk e thotë. Një bag që mungon zbulohet shpesh te rampa, gjatë ngarkimit. Pra, shumë para se porosia të arrijë te klienti.

Te Si punonim me dëmet shkrova se përqindja nuk ka adresë. Me Incomplete ndodh e njëjta gjë, me një ndryshim të rëndësishëm: këtu ka një moment kur problemi mund të ndalet ende.

Çfarë kam dhe çfarë nuk kam

Praktikisht, Incomplete e kuptoja si një porosi që nuk i dorëzohej e plotë klientit. Për formulën zyrtare dhe kriteret e sakta të numërimit, nuk e di.

Kam të dokumentuara këto shifra. Në prill 2025, Incomplete ishte 1,18% kundrejt objektivit 0,8%. Në një raport të qershorit 2025 ishte 0,63%, me 13 raste.

Janë shifra të vërteta, por nuk provojnë vetë se cilat masa sollën ndryshimin. Nuk e paraqes atë ndryshim si rezultat të punës sime.

Nuk e di me saktësi si regjistrohej një porosi jo e plotë: nga ankesa e klientit, nga raportimi i shoferit apo nga një kontroll tjetër, dhe në cilin sistem. Nuk e di cili problem ndodhte më shpesh. Dhe nuk kam një rast të dokumentuar ku hetimi provoi se një Incomplete, i atribuar fillimisht shoferit, kishte lindur në magazinë. Kemi hasur probleme me përgatitjen dhe organizimin e ngarkesave, por nuk do të shpik një hetim apo një përfundim.

Çfarë gjenim në magazinë

Dy probleme i kam të konfirmuara: bag-e që mungonin, dhe trolley të përziera ose të organizuara gabim.

Asnjëri prej tyre nuk lind te dera e klientit. Bag-u që mungon ka munguar diku më herët: në përgatitje, në trolley ose në ngarkim. Trolley i përzier është organizuar keq para se të arrijë te shoferi. Por nëse askush nuk e ndal, të dyja përfundojnë në të njëjtin rresht të raportit: porosi jo e plotë te klienti.

Një porosi mund të mbërrijë jo e plotë te klienti, por problemi mund të ketë filluar shumë përpara dorëzimit.

Pse rregulli kishte kuptim

Secila pjesë e rregullit, siç e shoh unë sot, mbron diçka.

Njoftimi i Team Leader-it e kthen mungesën në problem të operacionit, jo në problem të shoferit vetëm. Shoferi e sheh mungesën. Por gjetja e bag-ut, ose vendimi çfarë bëhet me porosinë, nuk varet vetëm prej tij.

Trolley që nuk lëviz nga zona e vet ruan gjurmën. Nëse trolley-i fillon të lëvizë ndërkohë që kërkohet bag-u, mund të ngatërrohet më shumë se ç'ishte, dhe pyetja “ku humbi?” bëhet më e vështirë.

Dhe rregulli për chilled dhe frozen tregon që standardi nuk thotë vetëm çfarë bëhet. Thotë edhe ku bëhet. Kur një problem zgjidhet me nxitim, vendi është gjëja e parë që harrohet.

Jo vetëm numër, jo vetëm shofer

Incomplete e ndiqnim si KPI në raportet operative. Si çdo KPI, mund të lexohet në dy mënyra.

E para: një numër negativ që duhet ulur, dhe një emër shoferi pranë çdo rasti. Kjo mënyrë është e shpejtë. Por pyetjen që ka më shumë rëndësi e lë pa përgjigje.

E dyta:

Incomplete nuk duhet parë vetëm si numër negativ apo gabim i shoferit. Duhet të na ndihmojë të kuptojmë ku humbi produkti ose informacioni dhe si mund ta parandalojmë përsëritjen.

Dallimi me dëmet është ky. Një dëm, kur zbulohet, ka ndodhur tashmë. Një bag që mungon, nëse zbulohet te rampa, është ende vetëm një mungesë. Nuk është bërë ende porosi jo e plotë te klienti. Prandaj kontrolli më i vlefshëm nuk është ai që numëron rastet pasi kanë ndodhur. Është ai që e kap mungesën para nisjes.

Kontrolli para nisjes

Nëse do ta ndërtoja sot, do të vendosja një kontroll të qartë para se makina të nisë. Pesë pika:

1. Çdo bag është i identifikueshëm dhe i lidhur me porosinë e vet.
2. Numri i bag-eve përputhet me atë që duhet ngarkuar.
3. Trolley është kontrolluar që të mos ketë ngarkesa të përziera.
4. Nëse mungon një bag, procesi ndalet për atë problem dhe njoftohet Team Leader-i.
5. Çdo mungesë e zbuluar para nisjes regjistrohet me shkakun, kur dihet.

Këto janë masa që do të rekomandoja sot, jo ndryshime që pretendoj se i kam zbatuar personalisht.

Pika e pestë është ajo që harrohet më lehtë. Një mungesë që gjendet dhe zgjidhet para nisjes nuk del kurrë në raportin e Incomplete. Kjo është mirë për klientin. Por nëse nuk shkruhet askund, procesi nuk mëson asgjë prej saj, dhe nesër e njëjta mungesë do të gjendet përsëri, nga dikush tjetër, me pak fat.

Kontrolli i plotësisë i regjistron rastet me fazën e procesit ku lindën dhe me arsyen, dhe tregon ku lindin më shpesh. Lista më poshtë mund të shënohet këtu dhe të kopjohet për turnin.

Te dera e klientit, një bag që mungon është ankesë. Te rampa, është ende një pyetje.

Kontrolli më i mirë nuk është ai që numëron porositë jo të plota. Është ai që i ndal para se të nisen.