6S pa poster: rregulli që shihet

Një poster me gjashtë parime mund të varet në çdo mur. Por rampa nuk e lexon posterin.

Rampa tregon nëse rregulli jeton. Nëse trolley-t janë të organizuar, nëse portat mbyllen, nëse porositë nuk përzihen, nëse njerëzit lëvizin aty ku duhet. Dhe këtë e tregon më qartë në ditën e vështirë, jo në ditën kur vjen një kontroll.

5S është një metodë që vjen nga Japonia, me pesë hapa: ndaj atë që duhet nga ajo që nuk duhet, rendit çdo gjë në vendin e vet, pastro, standardizo, dhe mbaje. 6S shton të gjashtën: sigurinë. Në letër duket e thjeshtë. Në punë është një nga gjërat më të lehta për t'u keqkuptuar.

Çfarë kam dhe çfarë nuk kam

Në last mile, në Gjermani, 5S ishte pjesë e temave operative që trajtonim në komunikim dhe në daily stand-up. Puna ime lidhej drejtpërdrejt me organizimin e rampës, të magazinës dhe të zonave të ngarkimit. Parimet e 5S i lidhja me sigurinë, me disiplinën operative dhe me KPI-të si Damage, Incomplete dhe Loading Time.

Nuk e di nëse ishte një program zyrtar 6S i kompanisë, me strukturë të përcaktuar. Nuk e di si përdorej, nëse përdorej, në Shqipëri apo në recepsionin e hotelit. Kishim kontrolle operative dhe kërkesa për respektimin e standardeve të rampës, por për një program formal auditimi 5S ose 6S, kush e bënte, sa shpesh dhe si vlerësohej, nuk e di. Dhe për shenja në dysheme, zona me ngjyra apo një sistem etiketimi sipas 6S, nuk e di.

Nuk do të pretendoj se kam drejtuar një program 6S apo auditime zyrtare pa dokumente që e konfirmojnë.

Si dukej rregulli në rampë

Në last mile kishte standarde konkrete:

• trolley-t dhe ngarkesat duhej të organizoheshin siç duhet, pa përzier porositë;
• portat e ngarkimit duhej t'i mbyllnin shoferët pasi mbaronte ngarkimi;
• produktet chilled dhe frozen duhej të skanoheshin brenda zonave të tyre;
• shoferët duhej të respektonin zonat e pritjes dhe rregullat e rampës;
• një bag që mungonte duhej t'i raportohej Team Leader-it.

Dhe kishim hasur probleme pikërisht aty: trolley të përzier, ngarkesa të organizuara gabim, rregulla të rampës që nuk respektoheshin.

Asnjëra prej këtyre nuk është çështje pamjeje. Secila lidhet me një numër që del të nesërmen në raport. Një trolley i përzier mund të bëhet porosi jo e plotë. Një produkt i vendosur keq mund të bëhet dëm. Një rampë e çrregullt e zgjat ngarkimin.

Pse nuk është pastrim

Kur dikush e sheh 6S si pastrim, unë do t'i thosha se pastrimi është vetëm një pjesë e tij.

Për mua, vlera e 5S dhe e 6S është që puna të bëhet më e organizuar, më e sigurt dhe më pak e varur nga kujtesa e individit. Nëse një punonjës humbet kohë duke kërkuar pajisjen e duhur, nëse ngarkesat përzihen ose nëse rregullat e rampës nuk respektohen, nuk kemi thjesht një problem pamjeje. Kemi një problem operacional.

Një rampë e organizuar nuk është vetëm më e pastër. Ajo ndihmon që ngarkimi të jetë më i qartë, gabimet të dallohen më shpejt dhe njerëzit të punojnë në kushte më të sigurta.

Kjo është arsyeja pse rregulli duhet të shihet. Kur çdo gjë ka vendin e vet, gjëja që nuk është në vend bie në sy. Kur nuk ka vend të caktuar për asgjë, asgjë nuk duket jashtë vendit.

S-ja e gjashtë

Në last mile, siguria nuk ishte një parim më vete në mur. Ishte pjesë konkrete e operacionit:

• mbyllja e portave pas ngarkimit;
• rregullat e lëvizjes dhe të qëndrimit në rampë;
• organizimi i sigurt i ngarkesave;
• vendosja e produkteve në mënyrë që të shmangeshin dëmtimet dhe rreziqet;
• respektimi i zonave të përcaktuara dhe i rregullave të higjienës.

Shumica e këtyre janë njëkohësisht rregull, siguri dhe cilësi. Porta e mbyllur mbron njerëzit. Ngarkesa e organizuar mbron produktin. Zona e respektuar mbron zinxhirin e ftohtë. Prandaj siguria nuk është S-ja e fundit që i shtohet listës. Është arsyeja pse lista ekziston.

Dita e vështirë

Rregulli nuk provohet nga një poster në mur. Provohet nga mënyra si funksionon vendi i punës kur dita është e vështirë.

Në një ditë të qetë, pothuajse çdo rampë duket e rregullt. Në ditën me shumë volum, me njerëz që mungojnë dhe me vonesa, shihet nëse standardi është pjesë e punës apo diçka që bëhet kur ka kohë.

Për një rutinë konkrete që kam vendosur vetë, me kontroll në fund të çdo turni, nuk kam prova. Por sot do të rekomandoja që çdo zonë pune të kishte një standard të dukshëm dhe një përgjegjës për kontrollin e saj. Dhe në fund të turnit do të kontrolloja nëse pajisjet janë në vendin e duhur, nëse ngarkesat janë sistemuar dhe nëse problemet e hapura i janë kaluar turnit pasardhës.

6S nuk duhet të jetë një aktivitet që bëhet përpara një kontrolli. Duhet të jetë pjesë e mënyrës së përditshme të punës.

Kontrolli i zonës në fund të turnit

Nëse do ta ndërtoja sot, do ta mbaja të shkurtër. Pesë pika, për një zonë, në fund të çdo turni:

1. Zona ka një standard të dukshëm, dhe dihet kush e kontrollon.
2. Pajisjet janë në vendin e duhur.
3. Ngarkesat janë sistemuar, pa porosi të përziera.
4. Portat e ngarkimit janë mbyllur.
5. Problemet e hapura i janë kaluar turnit pasardhës.

Ky është një rekomandim që do ta zbatoja sot, jo një procedurë historike që mund ta konfirmoj.

Pika e fundit e lidh rregullin e vendit me rregullin e informacionit. Një zonë e rregulluar me një problem të hapur që askush nuk e di nuk është zonë e rregulluar. Për këtë pjesë, Dorëzimi i turnit i mban çështjet e hapura me përgjegjës dhe orë, dhe i kalon vetë te turni tjetër. Lista më poshtë mund të shënohet këtu dhe të kopjohet për zonën tënde.

Posteri thotë çfarë duhet të jetë. Rampa në fund të turnit tregon çfarë është.