Menaxheri si trajner: Job Instruction e TWI-së

Në këtë numër

Shumica e menaxherëve nuk janë mësuar kurrë si të mësojnë të tjerët. E mësuan punën, u bënë të mirë në të, dhe pastaj iu kërkua ta përcillnin. Ky numër flet për një metodë që e trajton mësimin e një pune si aftësi më vete: Job Instruction, e shkruar gjatë Luftës së Dytë Botërore dhe ende në përdorim.

Në 1940, SHBA-së i duheshin 350 lustrues lentesh, dhe mendohej se zanati mësohej për pesë vjet. Zbërthimi i punës në hapa dhe pika kyçe e uli këtë në disa muaj, dhe deri në 1945 u lëshuan më shumë se një milion certifikata Job Instruction. Karta e xhepit ia ngarkon përgjegjësinë atij që mëson. Një studim me kirurgë ekspertë tregon pse: kur mësonin një procedurë, lanë jashtë gjysmën ose më shumë të çdo lloji hapash. Tabela e TWI-së tregon si matet trajnimi, dhe fleta te faqja 8 është vendi ku nis.

Stiven Janaqi, Redaktor

Tema kryesore

Nga pesë vjet në disa muaj

Në gusht 1940, në javën e tij të parë, shërbimi Training Within Industry (TWI) mori detyrën e parë: t'i ndihmonte arsenalet dhe kantieret e marinës amerikane të gjenin 350 lustrues lentesh të kualifikuar. Mendohej se një nxënës e kishte bërë mirë nëse e zotëronte zanatin për pesë vjet.

Lustrimi i lenteve doli se ishte 20 punë. Njerëzit e rinj u futën në punë me një punë të thjeshtë, dhe çdo pjesë u studiua për të gjetur ato pak pika kritike që vendosnin nëse i gjithë operacioni dilte mirë. TWI-ja i quajti pika kyçe. Trajnimi për punët e veçanta ra nga rreth pesë vjet në disa muaj.

• 1917–19 Charles R. Allen trajnon instruktorët e kantiereve detare me katër hapa: trego, shpjego, bëj, kontrollo.
• 1940 Lustrimi i lenteve: gjenden pikat kyçe.
• 1941 Metoda futet në dhjetë orë; program kombëtar nga gushti.
• 1945 Gjithsej 1.005.170 certifikata Job Instruction.

Leximi ynë

Pikat kyçe janë ato që eksperti nuk i vë më re. Pasi shkruhen, nuk varen më nga kush rastis të mësojë të tjerët.

Nga raporti përfundimtar i vetë TWI-së (1945). “Disa muaj” është fjala e raportit; shifër të saktë nuk jep. Certifikata, jo njerëz: një mbikëqyrës mund të kishte disa.

Burimi: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945

Shifrat

Koha e trajnimit, shtatë numërime

Nga maji 1943 deri në shtator 1945, TWI-ja i përmblodhi shtatë herë rezultatet që i raportonin fabrikat. Nga fabrikat që raportuan ndryshim në kohën e trajnimit, pjesa me ulje prej 25% ose më shumë:

Fabrikat që raportuan ulje të kohës së trajnimit me 25% ose më shumë, sipas përmbledhjes (muaji/viti): 5/43 48%, 9/43 69%, 2/44 79%, 11/44 92%, 4/45 96%, 7/45 95%, 9/45 100%.

Job Instruction ishte programi më i madh i TWI-së: 1.005.170 nga 1.750.650 certifikatat e lëshuara deri më 30 shtator 1945. Një grup me dhjetë mbikëqyrës e merrte në pesë takime nga dy orë. Disa fabrika të veçanta raportuan kohë trajnimi të ulur me 90%.

Leximi ynë

Fabrikat zgjodhën vetë nëse do të raportonin, dhe TWI-ja i përdori numërimet për të mbrojtur buxhetin. Kurba tregon bindje, jo një provë të kontrolluar; faqja 6 kërkon një krahasim.

Çdo përqindje është nga fabrikat që raportuan rezultat për kohën e trajnimit në atë përmbledhje; sa fabrika numëroi secila, raporti nuk e thotë. E para përdori mbi 600 deklarata vullnetare fabrikash.

Burimi: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945

Modeli

Përgatitu, pastaj katër hapa

Para se të mësosh, thotë karta: ki një plan kohor, zbërthe punën në hapa të rëndësishëm dhe pika kyçe (siguria është gjithmonë pikë kyçe), ki gjithçka gati, dhe rregulloje vendin e punës ashtu siç pritet ta mbajë punonjësi. Pastaj:

• Përgatit punonjësin. Qetësoje, mëso çfarë di tashmë, zgjoji interesin.
• Paraqit operacionin. Thuaj, trego dhe ilustro hapat e rëndësishëm një nga një; thekso çdo pikë kyçe.
• Provo zbatimin. Ta bëjë punën vetë dhe të shpjegojë çdo pikë kyçe; vazhdo derisa ta dish që e di.
• Ndiq. Lëre të punojë vetë, cakto kush e ndihmon, kontrollo shpesh, pakëso gradualisht ndjekjen.

Nëse punonjësi nuk ka mësuar, instruktori nuk ka dhënë mësim.

TWI Institute e mëson ende metodën në 10 orë, me grupe deri në 10 veta. Një nga qëllimet e shpallura: të zëvendësojë të mësuarit vetëm duke parë një koleg dhe trajnimin “me shok”. Sipas Lean Enterprise Institute, Job Instruction është ende mjeti kryesor i trajnimit për drejtuesit e ekipeve të Toyota-s në gjithë botën.

Fjalët e kartës sipas raportit të TWI-së (1945) dhe ribotimit të Lean Enterprise Institute (2023), që shkruan “ata” aty ku origjinali shkruante “ai”. Përkthimet janë tonat.

Burimet: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945; Lean Enterprise Institute, 2023; TWI Institute, 2026; Lean Enterprise Institute, 2014

Më shumë te eseja: “Shiko si e bëj unë” nuk është trajnim

Çfarë thotë kërkimi

Çfarë lënë jashtë ekspertët

Raporti i 1945 paralajmëronte se njohja e mirë e punës e bën punonjësin e aftë të harrojë vështirësitë që pati në fillim. Në 2014, Maura Sullivan dhe kolegët filmuan tre kirurgë ekspertë teksa mësonin një procedurë urgjente për rrugët e frymëmarrjes, dhe e krahasuan atë që thanë me një listë të plotë detyrash.

Hapat e lënë jashtë gjatë mësimit, mesatarja e tre ekspertëve, 2014: Hapa të njohurive klinike 71%, Hapa veprimi 51%, Hapa vendimi 73%.

Për hapat e veprimit, ekspertët thanë si bëhen vetëm në 13% të rasteve. Duke studiuar 11.575 firma amerikane, Nicola Bianchi dhe Michela Giorcelli gjetën se Job Instruction i rriti përgjithmonë shitjet dhe produktivitetin, ndonëse më pak se Job Relations; firmat e trajnuara shpenzuan më pas më shumë për mirëmbajtjen e rregullt dhe më pak për riparime makinash dhe lëndime.

Leximi ynë

Kolona e pikave kyçe ekziston për pikën e verbër të ekspertit: pyetja se çfarë e bën ose e prish punën nxjerr sërish atë që praktika e ka bërë të padukshme.

Sullivan et al.: tre ekspertë, një procedurë, shifrat nga abstrakti. Bianchi dhe Giorcelli: eksperiment natyror, shifrat nga versioni paraprak i 2021.

Burimet: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945; Maura E. Sullivan, Kenneth A. Yates, Kenji Inaba, Lydia Lam & Richard E. Clark, Academic Medicine, 2014 (përmes PubMed abstract); Nicola Bianchi & Michela Giorcelli, Journal of Political Economy, 2022 (përmes NBER Working Paper 28833, 2021)

Si matet

Derisa ta dish që e di

TWI-ja vuri re se punonjësit shpesh thjesht kopjonin lëvizjet pa i kuptuar. Nga janari 1943, manuali kërkonte që në hapin 3 nxënësi të tregonte çfarë po bënte dhe pse. Trajnimi matet në tri vende:

• Plani kohor. Punonjësit në rreshta, punët në kolona; shëno çfarë di të bëjë secili, cakto një datë për çdo mungesë.
• Kthimi i pikave kyçe. Gjatë provës, çdo pikë kyçe dhe arsyeja e saj, me fjalët e nxënësit.
• Ndjekja. Te kush shkon për ndihmë, kur kontrollon, kur mbaron ndjekja e shtuar.

Shembull hipotetik, plani kohor i një sporteli kthimesh

• Ekipi: 6 veta, 4 punë: 24 kuti
• E dinë ta bëjnë: 15 kuti të shënuara
• Mungesat: 9: 6 me datë dhe trajner, 3 pa asnjërin

Tri mungesat pa datë janë vendi ku hyn “shiko si e bëj unë”. Numrat janë të shpikur.

Plani kohor dhe kthimi janë nga raporti i 1945; shembulli është i redaksisë.

Burimi: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945

Mjeti i numrit

Fleta e zbërthimit të punës

Një punë për çdo fletë, e shkruar pranë punës, jo në zyrë. Nëse një KPI është bërë e kuqe, kontrollo së pari nëse shkaku është vërtet çështje aftësie; ndihmon diagnostika e KPI-ve.

1. Puna çfarë bëhet, dhe si duket kur bëhet mirë
2. Hapat e rëndësishëm (çfarë) secili një pjesë ku puna ecën përpara
3. Pikat kyçe (si) çfarë e bën ose e prish punën, mund të lëndojë, ose e lehtëson
4. Arsyet (pse) pse ka rëndësi çdo pikë kyçe
5. Plani kohor kush duhet ta bëjë, sa mirë, deri kur
6. Prova dhe ndjekja pikat kyçe të shpjeguara nga nxënësi; kush ndihmon; datat e kontrollit

Praktikë e propozuar nga redaksia, sipas kartës Job Instruction (1945) dhe fletës me tri kolona që ribotoi Lean Enterprise Institute (2023).

Burimet: War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1945; Lean Enterprise Institute, 2023

Hape mjetin: Diagnostikimi i KPI-së

Burimet dhe metoda

Çdo shifër ka një burim.

Shifrat e këtij numri vijnë nga burimet më poshtë. Viti tregon sa e re është secila.

• War Manpower Commission, Bureau of Training, Training Within Industry Service, “The Training Within Industry Report, 1940-1945”, 1945. https://www.govinfo.gov/content/pkg/GOVPUB-PR32_5200-00275cf1fd80a1d51995ae716fd38f34/html/GOVPUB-PR32_5200-00275cf1fd80a1d51995ae716fd38f34.htm
• Lean Enterprise Institute, “Lean Lexicon: Training Within Industry (TWI)”, 2014. https://www.lean.org/lexicon-terms/training-within-industry-twi/
• Lean Enterprise Institute, “TWI training cards for printing: Job Instruction, Job Methods, Job Relations and the Job Breakdown Sheet”, 2023. https://email.lean.org/hubfs/ebook%20files/TWI_training_cards_for_printing.pdf
• TWI Institute, “Job Instruction (JI)”, 2026. https://www.twi-institute.com/job-instruction/
• Maura E. Sullivan, Kenneth A. Yates, Kenji Inaba, Lydia Lam & Richard E. Clark, Academic Medicine, “The Use of Cognitive Task Analysis to Reveal the Instructional Limitations of Experts in the Teaching of Procedural Skills”, 2014 (përmes PubMed abstract). https://doi.org/10.1097/ACM.0000000000000224
• Nicola Bianchi & Michela Giorcelli, Journal of Political Economy, “The Dynamics and Spillovers of Management Interventions: Evidence from the Training Within Industry Program”, 2022 (përmes NBER Working Paper 28833, 2021). https://www.nber.org/papers/w28833

Metoda editoriale

Çdo shifër u kontrollua për vitin, botuesin dhe çfarë mat saktësisht. Kur faqja e botuesit nuk hapej, shifra u kontrollua te përmbledhje të pavarura dhe shënohet me “përmes”. Interpretimi i redaksisë shënohet “Leximi ynë”. Shifrat që nuk u konfirmuan nuk janë në numër.