Kush vendos çfarë

Në këtë numër

Shumë vendime nuk vonohen sepse mungojnë të dhënat. Vonohen sepse nuk dihet kush vendos. Ky numër flet për të drejtat e vendimit: kush propozon, kush jep mendim dhe kush ka fjalën e fundit.

Në një anketë të McKinsey me 1.259 të anketuar, vetëm një në pesë tha se organizata e vet merr vendime shkëlqyeshëm. Në 2017, McKinsey i kishte ndarë vendimet në katër lloje, secili me mënyrën e vet. Dhe në 2006, Paul Rogers dhe Marcia Blenko propozuan pesë role që e bëjnë të qartë kush ka fjalën e fundit.

Stiven Janaqi, Redaktor

Tema kryesore

Shpejtësia nuk e prish cilësinë

Shumë organizata sillen sikur vendimet e shpejta janë vendime të nxituara. Anketa e McKinsey në 2019 gjeti të kundërtën.

Vetëm 48% e të anketuarve thanë se organizata e tyre vendos shpejt, dhe 37% se vendimet janë njëherësh të shpejta dhe të mira. Por ata që vendosnin shpejt raportonin dy herë më shpesh vendime me cilësi të lartë. Shpejtësia dhe cilësia lëviznin bashkë, jo kundër njëra-tjetrës. Janë vlerësime të vetë të anketuarve, të mbledhura në shkurt 2018.

Çfarë thanë të anketuarit për organizatën e tyre: E shkëlqyer në vendime 20%, Vendos shpejt 48%, Shpejt dhe mirë 37%.

• 2× më shpesh raportonin vendime me cilësi të lartë ata që vendosnin shpejt
• 1.259 të anketuar, shkurt 2018

Leximi ynë

Një vendim që pret nuk është domosdoshmërisht vendim i kujdesshëm. Shpesh është vendim pa pronar.

Burimi: McKinsey & Company, 2019

Shifrat

Koha që shkon dëm

Të anketuarit thanë se 37% e kohës së tyre të punës shkon te vendimet. Shumica thanë se të paktën gjysma e saj shkon dëm.

37% e kohës së punës shkon te vendimet, sipas vetë të anketuarve (McKinsey, 2019).

• 61% thonë se të paktën gjysma e kohës së vendimeve shkon dëm
• 530.000 ditë menaxherësh në vit për një kompani tipike nga Fortune 500, sipas një llogarie të McKinsey
• 250 mln $ paga për ato ditë

Llogaria është eksperiment mendimi, jo matje: niset nga një kompani me rreth 56.000 punonjës, 20% prej tyre menaxherë, dhe nga paga mediane e një menaxheri amerikan në 2017.

Leximi ynë

Koha e humbur nuk shkon te vendimi vetë. Shkon te takimet ku askush nuk e di nëse po vendos apo po këshillon.

Burimet: McKinsey & Company, 2019; McKinsey Quarterly, 2019

Modeli

Katër lloje vendimesh

Aaron De Smet, Gerald Lackey dhe Leigh Weiss (McKinsey, 2017) i ndanë vendimet sipas sa shpesh vijnë dhe sa rrezik mbartin. Secili lloj do një mënyrë tjetër vendosjeje.

Rreziku × Sa shpesh vijnë:

• Baste të mëdha (Rrezik i lartë · rrallë). Pak, por përcaktojnë të ardhmen. Vendosin drejtuesit, pas një debati të hapur.
• Ndërfunksionale (Rrezik i lartë · shpesh). Çmimet, produktet e reja. Vendosin bashkë disa funksione, me një proces të qartë.
• Ad hoc (Rrezik i ulët · rrallë). Të rralla dhe me rrezik të ulët. Autorët i lënë qëllimisht mënjanë.
• Të deleguara (Rrezik i ulët · shpesh). Vendimet e përditshme. I merr një person ose një ekip i vogël, pa shumë konsultime.

Leximi ynë

Shumë vendime të vogla ngecin sepse trajtohen si të mëdha: pyeten të gjithë, por nuk vendos askush.

Përshkrimet e qelizave janë përmbledhja jonë e artikullit të 2017.

Burimi: Aaron De Smet, Gerald Lackey & Leigh M. Weiss, McKinsey Quarterly, 2017

Më shumë te eseja: Kur ta zgjidhësh vetë dhe kur ta çosh lart

Rolet

Kush e ka "D"-në?

Paul Rogers dhe Marcia Blenko (Bain, 2006) propozuan pesë role për çdo vendim të rëndësishëm. Emri vjen nga inicialet në anglisht: RAPID.

• Rekomandon (R). Mbledh faktet dhe bën propozimin. Zakonisht një person.
• Bie dakord (A). Duhet të japë miratim dhe mund ta ndalë propozimin. Përdoret me kursim.
• Zbaton (P). E vë vendimin në jetë. Emërtohet që në fillim.
• Jep të dhëna (I). Konsultohet për fakte dhe rreziqe, por nuk vendos.
• Vendos (D). Një person ka fjalën e fundit dhe e mbyll çështjen.

Shembull hipotetik, puna jashtë orarit në magazinë: Shefi i turnit rekomandon, me numrat e porosive. Burimet njerëzore bien dakord për rregullat e orarit. Ekipi jep të dhëna për kush është i lirë. Menaxheri i operacionit vendos. Shefi i turnit dhe ekipi e zbatojnë.

Sipas autorëve, vendimet ngecin më shpesh në katër kufij: mes qendrës dhe njësive, mes globales dhe lokales, mes funksioneve, dhe mes kompanisë dhe partnerëve të jashtëm. Rolet nuk luhen në rendin e shkronjave.

Leximi ynë

Një takim pa "D" mbyllet me "do ta shohim".

Burimi: Paul Rogers & Marcia Blenko, Harvard Business Review, 2006

Si matet

Harta e vendimeve

Zgjidh dhjetë vendimet që ekipi yt merr më shpesh dhe pyet për secilin: kush vendos? Pastaj pyet ekipin.

• Listo dhjetë vendime. Ato që përsëriten: kush punon jashtë orarit, kur kthehet një porosi, kush ndërron turnin.
• Shkruaj kush vendos. Sipas teje, për secilin.
• Pyet ekipin veçmas. Pa ua treguar përgjigjet e tua.
• Krahaso. Aty ku përgjigjet ndryshojnë, aty ngec puna. Fillo nga ai vendim.

Shembull hipotetik, dhjetë vendime në një turn: Shefi dhe ekipi përputhen në gjashtë. Në katër të tjerat, dy veta mendojnë se vendosin vetë, dhe për ndërrimin e turneve askush nuk e di kush vendos. Numrat janë të shpikur.

Leximi ynë

Pyetja "kush vendos?" duket burokratike vetëm derisa një porosi pret dy ditë për një përgjigje.

Hapat dhe shembulli janë të redaksisë.

Mjeti i javës

Karta e një vendimi

Për çdo vendim që ka ngecur më shumë se një javë. Plotësoje para takimit, jo pas tij.

1. Vendimi çfarë, dhe deri kur
2. Rekomandon kush e përgatit propozimin
3. Bie dakord kush duhet të japë miratim, nëse dikush
4. Jep të dhëna kë pyesim, për çfarë
5. Vendos një rol
6. Zbaton dhe njofton kush e vë në jetë, kush duhet ta dijë

Praktikë e propozuar nga redaksia, mbi rolet RAPID. Mos shkruaj emra ose të dhëna konfidenciale në kartë.

Hape mjetin: Dorëzimi i turnit

Burimet dhe metoda

Çdo shifër ka një burim.

Shifrat e këtij numri vijnë nga burimet më poshtë. Viti tregon sa e re është secila.

• McKinsey & Company, “Decision making in the age of urgency”, 2019. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/decision-making-in-the-age-of-urgency
• McKinsey Quarterly, “Three keys to faster, better decisions”, 2019. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/three-keys-to-faster-better-decisions
• Aaron De Smet, Gerald Lackey & Leigh M. Weiss, McKinsey Quarterly, “Untangling your organization's decision making”, 2017. https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/untangling-your-organizations-decision-making
• Paul Rogers & Marcia Blenko, Harvard Business Review, “Who Has the D? How Clear Decision Roles Enhance Organizational Performance”, 2006. https://hbr.org/2006/01/who-has-the-d-how-clear-decision-roles-enhance-organizational-performance

Metoda editoriale

Çdo shifër u kontrollua për vitin, botuesin dhe çfarë mat saktësisht. Kur faqja e botuesit nuk hapej, shifra u kontrollua te përmbledhje të pavarura dhe shënohet me “përmes”. Interpretimi i redaksisë shënohet “Leximi ynë”. Shifrat që nuk u konfirmuan nuk janë në numër.