KPI që paralajmërojnë në kohë

Në këtë numër

Një KPI që bëhet e kuqe e ka bërë tashmë dëmin. Ky numër bën një pyetje praktike: cilat masa e tregojnë problemin kur ka ende kohë për të vepruar?

Kaplan dhe Norton e ndërtuan Balanced Scorecard mbi idenë se rezultatet dhe ajo që i shtyn duhen matur bashkë. OSHA kërkon të njëjtën gjë për sigurinë: numëro lëndimet, por mat më parë atë që i parandalon. Anketat me menaxherët tregojnë boshllëkun që mbetet: shumica thonë se KPI-të e tyre duhet të përmirësohen, dhe vetëm rreth një e katërta e drejtuesve të lartë janë plotësisht dakord që KPI-të lidhen me strategjinë.

Stiven Janaqi, Redaktor

Tema kryesore

Rezultati vjen gjithmonë vonë

Treguesi vonues numëron atë që ka ndodhur. Treguesi paraprijës mat atë që e shkakton. Të duhen të dy, por vetëm njëri të jep kohë.

Paraprijës

• Proaktiv, parandalues, parashikues
• Tregon nëse po bëhet puna që i parandalon problemet
• Shembull: pjesa e punëtorëve në trajnimin rifreskues

Vonues

• Numëron ngjarje që kanë ndodhur
• Tregon nëse përpjekja dha rezultat
• Shembull: shkalla e lëndimeve dhe sëmundjeve

Kështu i përshkruan OSHA, agjencia amerikane e sigurisë në punë, në udhëzuesin e vitit 2019, dhe këshillon t'i përdorësh të dy. Kaplan dhe Norton e thanë të njëjtën gjë për gjithë biznesin në 1992: masat financiare tregojnë rezultatin e veprimeve që janë bërë tashmë, prandaj Balanced Scorecard shton masa për klientët, për proceset e brendshme dhe për inovacionin e përmirësimin, që shtyjnë rezultatin e ardhshëm.

• 1975 Goodhart: një shifër priret të prishet sapo përdoret për kontroll.
• 1992 Kaplan dhe Norton: Balanced Scorecard, me katër perspektiva.
• 1996 Masat e rezultatit, bashkë me ato që i prodhojnë.
• 2019 Udhëzuesi i OSHA për treguesit paraprijës në siguri.

Leximi ynë

Një KPI vonues të tregon nëse ia dole. Një paraprijës të tregon nëse do t'ia dalësh, kur ende mund ta ndryshosh përgjigjen.

Burimet: OSHA, 2019; Robert S. Kaplan & David P. Norton, Harvard Business Review, 1992; Robert S. Kaplan & David P. Norton, Harvard Business Review, 1996; Charles Goodhart, 1975

Shifrat

KPI-të që nuk mjaftojnë

Dy anketa me menaxherë, me gjashtë vite diferencë, përshkruajnë të njëjtin boshllëk: KPI-të janë aty, besimi te to jo.

Menaxherët dhe KPI-të e tyre, 2024: Thonë se KPI-të duhet të përmirësohen 60%, Përdorin AI për të krijuar KPI të reja 34%.

26% e drejtuesve të lartë janë plotësisht dakord që KPI-të e tyre lidhen me objektivat strategjikë të organizatës (2018).

• 3.000+ të anketuar për raportin e 2024, në 25+ industri dhe 100 vende
• 90% e atyre që përdorin AI për KPI thonë se KPI-të u përmirësuan
• 3.200+ të anketuar për studimin e 2018

Leximi ynë

Nëse vetëm një e katërta e drejtuesve të lartë janë plotësisht të bindur se KPI-të ndjekin strategjinë, problemi nuk është mungesa e numrave. Është se numrat nuk e thonë mjaft herët atë që ka rëndësi.

Burimet: MIT Sloan Management Review & BCG, 2024; MIT Sloan Management Review & Google, 2018

Modeli

Nga rezultati prapa te shkaku

Një tregues paraprijës nuk zgjidhet nga një listë. Gjendet duke ecur prapa, nga rezultati që do te puna që e prodhon.

1. Rezultati. Cilin KPI vonues do të përmirësosh?
2. Shkaku. Çfarë e shtyn më shpesh?
3. Sinjali. Si e mat shkakun para rezultatit?
4. Pragu. Në cilën vlerë vepron?
5. Veprimi. Kush vepron, dhe sa shpejt?

Shembull hipotetik, një magazinë

• Rezultati: Porosi jo të plota që i raportojnë klientët.
• Shkaku: Artikuj që mungojnë kur ngarkohet kamioni.
• Sinjali: Pjesa e porosive të skanuara plotësisht para ngarkimit, për çdo turn.
• Pragu: Nën 98% në një turn.
• Veprimi: Shefi i turnit kontrollon porositë e hapura me ekipin para nisjes.

Numrat janë të shpikur, për të treguar metodën.

Leximi ynë

Treguesi paraprijës më i mirë është afër punës: ekipi e sheh gjatë turnit dhe mund ta ndryshojë po atë ditë.

Zinxhiri është model i redaksisë, mbi logjikën e Kaplan dhe Norton (1996): masat e rezultatit dhe ato që e prodhojnë.

Burimi: Robert S. Kaplan & David P. Norton, Harvard Business Review, 1996

Si fillohet

Tri rrugë drejt treguesit të parë

Udhëzuesi i OSHA sugjeron tri pika nisjeje. Shembujt e tij vijnë nga siguria, por logjika vlen për çdo proces.

• Nga të dhënat që ke. Për shembull, pjesa e punëtorëve që marrin pjesë në trajnimin rifreskues.
• Nga një rrezik i njohur. Për shembull, kalimet e inspektuara dhe të pastruara, frenat e kamionëve të ndërruara në kohë, sa i duhet ekipit të ngritjes për të mbërritur.
• Nga një pjesë e programit. Për shembull, mirëmbajtja parandaluese e bërë sipas planit, ose rreziqet e ndrequra brenda ditës, javës ose muajit kur u gjetën.

Kur një masë bëhet objektiv, ajo pushon së qeni një masë e mirë.

Formulimi i Marilyn Strathern në 1997, për një ide që ekonomisti Charles Goodhart e hodhi në 1975.

Leximi ynë

Treguesi paraprijës është për të mësuar, jo për të ndëshkuar. Nëse bëhet objektiv me çdo kusht, njerëzit mësojnë ta mbushin numrin në vend që të ndreqin shkakun.

Burimet: OSHA, 2019; Marilyn Strathern, European Review, 1997; Charles Goodhart, 1975

Si matet

Pesë prova për një tregues paraprijës

Para se ta vendosësh një tregues të ri në tabelë, kontrolloje me pesë pyetje. Nëse rrëzohet në njërën, nuk do të të paralajmërojë në kohë.

• Lëviz i pari. Kur përkeqësohet, a përkeqësohet zakonisht më vonë edhe rezultati?
• Ekipi mund ta lëvizë. A mund ta ndryshojnë me punën e tyre ata që e shohin?
• Është i shpejtë. A del brenda të njëjtit turn ose ditë, jo në fund të muajit?
• Ka prag dhe pronar. A është e qartë në cilën vlerë vepron dikush, dhe kush?
• Rishikohet. Pas tre muajsh, a lëvizi vërtet para rezultatit?

Leximi ynë

Treguesi që nuk e kalon provën e pestë është hamendje. Mbaj ata që provuan se paralajmërojnë, hiq ata që vetëm shtojnë punë.

Pesë provat janë praktikë e propozuar nga redaksia.

Më shumë te eseja: KPI që ekipi i beson

Mjeti i javës

Karta e një treguesi paraprijës

Një KPI vonues, një tregues paraprijës për të. Plotësoje me njerëzit që e bëjnë punën, jo për ta.

1. Rezultati cili KPI vonues, dhe vlera e tij sot
2. Shkaku kryesor çfarë e shtyn më shpesh
3. Treguesi paraprijës çfarë numërohet saktësisht, dhe si
4. Kur matet çdo turn, çdo ditë, çdo javë
5. Pragu dhe veprimi në cilën vlerë, kush vepron, sa shpejt
6. Data e rishikimit a lëvizi para rezultatit?

Praktikë e propozuar nga redaksia. Mos shkruaj emra, të dhëna klientësh ose shifra konfidenciale në kartë.

Hape mjetin: Diagnostikimi i KPI-së

Burimet dhe metoda

Çdo shifër ka një burim.

Shifrat e këtij numri vijnë nga burimet më poshtë. Viti tregon sa e re është secila.

• OSHA, “Using Leading Indicators to Improve Safety and Health Outcomes”, 2019. https://www.osha.gov/sites/default/files/OSHA_Leading_Indicators.pdf
• Robert S. Kaplan & David P. Norton, Harvard Business Review, “The Balanced Scorecard: Measures That Drive Performance”, 1992.
• Robert S. Kaplan & David P. Norton, Harvard Business Review, “Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System”, 1996.
• MIT Sloan Management Review & BCG, “The Future of Strategic Measurement: Enhancing KPIs With AI”, 2024. https://sloanreview.mit.edu/projects/the-future-of-strategic-measurement-enhancing-kpis-with-ai
• MIT Sloan Management Review & Google, “Leading With Next-Generation Key Performance Indicators”, 2018. https://sloanreview.mit.edu/projects/leading-with-next-generation-key-performance-indicators
• Charles Goodhart, “Problems of Monetary Management: The U.K. Experience”, 1975.
• Marilyn Strathern, European Review, “‘Improving ratings’: audit in the British University system”, 1997. https://www.cambridge.org/core/journals/european-review/article/improving-ratings-audit-in-the-british-university-system/FC2EE640C0C44E3DB87C29FB666E9AAB

Metoda editoriale

Çdo shifër u kontrollua për vitin, botuesin dhe çfarë mat saktësisht. Kur faqja e botuesit nuk hapej, shifra u kontrollua te përmbledhje të pavarura dhe shënohet me “përmes”. Interpretimi i redaksisë shënohet “Leximi ynë”. Shifrat që nuk u konfirmuan nuk janë në numër.