Takimet që prodhojnë vendime

Në këtë numër

Takimet janë vendi ku shumica e menaxherëve kalojnë javën, dhe ku shumë vendime duhet të merren e nuk merren. Ky numër flet për koston e asaj kohe, dhe për takimin që ka një punë të vetme: të vendosë.

Drejtuesit kalojnë afro 23 orë në javë në takime, dhe shumica e 182 drejtuesve të lartë i quajtën joproduktive. Bain gjeti një takim javor të drejtuesve që, me përgatitjen e tij, merrte 300.000 orë në vit. Të dhënat e Microsoft tregojnë gjithnjë e më shumë takime pa ftesë. Patrick Lencioni e ndan takimin në katër lloje, dhe dy studime tregojnë se vetë forma mund të kursejë kohë pa humbur vendime.

Stiven Janaqi, Redaktor

Tema kryesore

Njëzet e tre orë në javë

Drejtuesit kalojnë mesatarisht afro 23 orë në javë në takime, nga më pak se 10 orë në vitet '60. Leslie Perlow, Constance Noonan Hadley dhe Eunice Eun pyetën 182 drejtues të lartë sa kushton kjo.

Drejtues të lartë që thonë se takimet…: janë joproduktive dhe joefikase 71%, i pengojnë të mbarojnë punën e vet 65%, vijnë në kurriz të mendimit të thellë 64%.

Bain studioi si e kalojnë kohën 17 kompani të mëdha. Në njërën prej tyre, një takim i vetëm javor i drejtuesve, bashkë me takimet që e përgatisnin, merrte rreth 300.000 orë në vit.

• 15% e kohës kolektive të organizatës shkon në takime, më shumë çdo vit që nga 2008
• 300.000 orë në vit për një takim javor të drejtuesve
• Mbi gjysma e takimeve të tyre u vlerësuan joefektive nga drejtuesit

Leximi ynë

Takimi nuk është kurrë vetëm ora në kalendar. Është ora shumëzuar me njerëzit në sallë, plus takimet që e përgatisin.

Burimet: Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley & Eunice Eun, Harvard Business Review, 2017; Michael Mankins, Chris Brahm & Gregory Caimi, Harvard Business Review, 2014

Shifrat

Takimi pa ftesë

Microsoft analizoi të dhëna anonime nga programet e veta të zyrës për vitin deri në shkurt 2025, me një anketë me 31.000 punonjës. Klientët në BE nuk përfshihen, prandaj shifrat përshkruajnë vende pune jashtë saj.

57% e takimeve ishin thirrje të çastit, pa ftesë në kalendar.

Pjesa e takimeve të javës: E marta 23%, E premtja 16%.

• +16% takime që nisin pas orës 20, brenda një viti
• 275 ndërprerje në ditë nga takime, email-e ose mesazhe, në orarin kryesor

Leximi ynë

Takimi pa ftesë nuk ka rend dite, as listë të atyre që duhet të jenë, as shënim pas tij. Mund të jetë i dobishëm; nuk mund të kontrollohet.

Burimi: Microsoft, Work Trend Index, 2025

Modeli

Katër takime, jo një

Te Death by Meeting (2004), Patrick Lencioni propozon katër lloje takimesh, secili me një qëllim dhe me gjatësinë e vet.

• Kontrolli ditor. Rreth pesë minuta, në këmbë: kush bën çfarë sot. Pa zgjidhur probleme.
• Takimi taktik javor. 45 deri në 90 minuta: një raund i shpejtë, ecuria kundrejt shifrave, pastaj rendi i ditës nga ajo që doli.
• Takimi strategjik mujor. Pak çështje të mëdha, rreth dy orë secila, për debat dhe vendim.
• Rishikimi tremujor. Një ose dy ditë larg punës së përditshme: strategjia, ekipi dhe drejtimi.

Shembull hipotetik, kalendari i një ekipi

• Çdo ditë: Kontrolli në 8:55, pesë minuta
• E marta: Taktiku, një orë
• E enjtja e parë: Strategjiku, një çështje, dy orë

Tri vende në kalendar në vend të një takimi të gjatë të hënën: vendimi që kërkon debat merr dy orët e veta, dhe kontrolli ditor nuk zgjidh asgjë. Kalendari është i shpikur.

Leximi ynë

Shumë ekipe nuk kanë shumë takime të një lloji. Kanë një takim që bën katër punë.

Katër llojet janë të Lencioni; gjatësitë ndjekin përmbledhjet e librit.

Burimi: Patrick Lencioni, 2004

Më shumë te eseja: 10 minuta para turnit: çfarë duhet të dijë ekipi para se puna të fillojë

Çfarë e ndryshon takimin

Në këmbë, dhe ditë pa takime

Dy studime ndryshojnë formën e takimit, jo rendin e ditës: njëri ndryshoi karriget, tjetri kalendarin.

Gjatësia e takimeve, në këmbë = 100: Në këmbë 100, Ulur 134.

Grupet që qëndruan ulur zgjatën 34% më shumë dhe nuk morën vendime më të mira. Te eksperimenti i 1999, 56 grupe me nga pesë veta u takuan në këmbë dhe 55 ulur. Ishin studentë që zgjidhnin një problem të përcaktuar qartë në takime të shkurtra, dhe autorët kërkuan kërkime për takime më të gjata dhe më pak të strukturuara.

Në 2022, studiuesit panë 76 kompani me mbi 1.000 punonjës që kishin futur nga një deri në pesë ditë pa takime në javë. Me një ditë të tillë, punonjësit raportuan më shumë autonomi, komunikim, angazhim dhe kënaqësi, dhe më pak mikromenaxhim dhe stres. Ishin vlerësimet e tyre, jo eksperiment.

Leximi ynë

Të dyja studimet ndryshojnë rregullin e paracaktuar, jo njerëzit: më pak karrige, më pak vende të lira në kalendar. Kjo mbahet më lehtë se një premtim për takime më të mira.

Burimet: Allen C. Bluedorn, Daniel B. Turban & Mary Sue Love, Journal of Applied Psychology, 1999; Benjamin Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar & Ashish Malik, MIT Sloan Management Review, 2022

Si matet

Sa kushton një takim

300.000 orët e Bain dolën nga një llogari e thjeshtë: njerëzit herë orët herë javët, plus takimet që e përgatisin. E njëjta llogari vlen për çdo ekip.

• Rendit takimet që përsëriten. Emri, gjatësia, sa shpesh, kush merr pjesë.
• Shumëzo. Njerëzit × orët × takimet në vit.
• Pyet çfarë vendosi. Vendimet e katër takimeve të fundit. Nëse s'pati asnjë, dërgoje informimin me shkrim.
• Ndrysho një takim. Më i shkurtër, më pak njerëz ose në këmbë, dhe kontrollo sërish pas një muaji.

Shembull hipotetik, një takim javor ekipi

• Njerëz: 8
• Gjatësia: 1,5 orë
• Takime në vit: 46
• Gjithsej: 552 orë në vit

Rreth një e treta e vitit të punës së një personi, pa llogaritur përgatitjen. Numrat janë të shpikur.

Hapat dhe shembulli janë të redaksisë.

Burimi: Michael Mankins, Chris Brahm & Gregory Caimi, Harvard Business Review, 2014

Mjeti i javës

Karta e vendimit

Një kartë për takimin që duhet të vendosë. Dërgoje para takimit; plotëso rreshtat e fundit para se të dalë kushdo nga salla.

1. Pyetja një fjali që mbaron me pikëpyetje
2. Kush vendos një emër, si te Nr. 8
3. Kush dëgjohet më parë dhe kujt i duhet vetëm rezultati
4. Mundësitë në tryezë
5. Vendimi në një fjali, me arsyen
6. Kush bën çfarë, deri kur

Praktikë e propozuar nga redaksia. Rolet e vendimit ndjekin Nr. 8 të Management Review.

Burimet dhe metoda

Çdo shifër ka një burim.

Shifrat e këtij numri vijnë nga burimet më poshtë. Viti tregon sa e re është secila.

• Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley & Eunice Eun, Harvard Business Review, “Stop the Meeting Madness”, 2017. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness
• Michael Mankins, Chris Brahm & Gregory Caimi, Harvard Business Review, “Your Scarcest Resource”, 2014. https://hbr.org/2014/05/your-scarcest-resource
• Microsoft, Work Trend Index, “Breaking down the infinite workday”, 2025. https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/breaking-down-infinite-workday
• Patrick Lencioni, “Death by Meeting”, 2004.
• Allen C. Bluedorn, Daniel B. Turban & Mary Sue Love, Journal of Applied Psychology, “The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes”, 1999. https://doi.org/10.1037/0021-9010.84.2.277
• Benjamin Laker, Vijay Pereira, Pawan Budhwar & Ashish Malik, MIT Sloan Management Review, “The Surprising Impact of Meeting-Free Days”, 2022. https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-impact-of-meeting-free-days/

Metoda editoriale

Çdo shifër u kontrollua për vitin, botuesin dhe çfarë mat saktësisht. Kur faqja e botuesit nuk hapej, shifra u kontrollua te përmbledhje të pavarura dhe shënohet me “përmes”. Interpretimi i redaksisë shënohet “Leximi ynë”. Shifrat që nuk u konfirmuan nuk janë në numër.