Ku shkon java e menaxherit

Në këtë numër

Shumica e menaxherëve e dinë ku duhet të shkojë java e tyre. Pak e dinë ku shkoi. Ky numër flet për këtë diferencë: çfarë kanë gjetur studimet për kohën e menaxherëve, nga reparti deri te zyra qendrore, dhe si ta masësh javën tënde para se të përpiqesh ta ndryshosh.

Në 1956, 56 kryepunëtorë në SHBA kishin mesatarisht një veprimtari çdo 48 sekonda. Dekada më vonë, 27 CEO punuan në shumicën e fundjavave dhe e kaluan vetëm 28% të kohës së punës, kryesisht në copa prej një ore ose më pak. Këshilla e Peter Drucker-it nga 1967 vlen ende: regjistroje kohën, krasite, pastaj bashkoje. Një eksperimenti me kohën e qetë iu atribua nxjerrja në afat e produktit të një ekipi inxhinierësh, dhe John Kotter tregon pse disa biseda të shkurtra nuk janë aspak kohë e humbur.

Stiven Janaqi, Redaktor

Tema kryesore

Një çdo 48 sekonda

Në 1975, Henry Mintzberg mblodhi bashkë studimet që kishin ndjekur menaxherët në punë, nga kryepunëtorët te presidentët e kompanive, në SHBA, Kanada, Suedi dhe Britani. Në repart dhe në krye, ritmi ishte i njëjtë: pa pushim.

• 583 veprimtari në një turn tetëorësh, për 56 kryepunëtorë në SHBA (Guest, 1956)
• 30 min pa ndërprerje vetëm rreth një herë në dy ditë, për 160 menaxherë britanikë (Stewart, 1967)
• 93% e takimeve dhe telefonatave të pesë drejtuesve të lartë të Mintzberg-ut u rregulluan aty për aty

Drejtuesit e tij e nisën vetë vetëm 32% të kontakteve. Megjithatë, gjeti Mintzberg, ata më të efektshmit e drejtonin përsëri kohën: i përdornin detyrimet për qëllimet e veta, dhe atë që donin ta bënin e kthenin në detyrim, një projekt për të cilin të tjerët duhej të raportonin, një vizitë e njoftuar publikisht.

Koha e lirë bëhet, nuk gjendet.

Leximi ynë

Java rrallë humbet te blloqet e mëdha në kalendar. Shkon te copat e vogla mes tyre.

Studime të vjetra, secili me vitin e vet: Guest vëzhgoi një turn për çdo kryepunëtor, menaxherët e Stewart-it mbajtën ditarë, Mintzberg vëzhgoi pesë drejtues të lartë për një javë secilin. Të gjitha shifrat siç i jep Mintzberg.

Burimi: Henry Mintzberg, Harvard Business Review, 1975

Shifrat

Fundjava, dhe koha vetëm

Michael Porter dhe Nitin Nohria u kërkuan asistentëve të 27 CEO-ve të kompanive të mëdha ta kodonin kohën e tyre në blloqe 15-minutëshe, ditë e natë, për një tremujor secilin, dhe ta verifikonin me CEO-n. Përtej javës prej 62,5 orësh, të dhënat tregojnë kur u bë puna dhe sa prej saj ishte e vetë CEO-s.

Orë pune mesatarisht në ditë, 27 CEO: Ditë pune 9,7, Ditë fundjave 3,9, Ditë pushimi 2,4.

• 79% e ditëve të fundjavës kishin punë
• 70% e ditëve të pushimit kishin punë
• 28% e kohës së punës vetëm; 59% e saj në blloqe prej një ore ose më pak, 18% në blloqe prej dy orësh ose më shumë

Leximi ynë

Burimi i rrallë nuk janë orët. Janë orët në një copë.

Koha vetëm shkonte nga 10% në 48% nga një CEO te tjetri. Artikulli nuk thotë nëse mesataret e fundjavës dhe të pushimeve numërojnë vetëm ditët me punë. Kompani të mëdha, kryesisht publike; studimi nisi në 2006.

Burimi: Michael E. Porter & Nitin Nohria, Harvard Business Review, 2018

Modeli

Regjistro, krasit, bashko

Te The Effective Executive (1967), Peter Drucker shkruan se drejtuesit e efektshëm nuk nisin nga detyrat; nisin nga koha, dhe në fillim zbulojnë ku shkon ajo në të vërtetë. Ai përshkruan tre hapa.

1. Regjistro. Shëno ku shkon koha në çastin kur ndodh, jo më pas nga kujtesa.
2. Krasit. Hiq atë që nuk sjell asgjë; jepu të tjerëve atë që mund ta bëjnë.
3. Bashko. Mblidhe kohën që kontrollon në blloqet më të mëdha të mundshme.

Tri pyetje për regjistrin

1. Çfarë do të ndodhte nëse kjo nuk bëhej fare?
2. Cilën prej tyre mund ta bënte dikush tjetër po aq mirë, ose më mirë?
3. Çfarë bëj unë që ju merr kohë pa dobi? Kjo pyetje i bëhet ekipit.

Leximi ynë

Regjistri vjen i pari sepse kujtesa na lajkaton. Mban mend javën që planifikuam, jo atë që patëm.

Hapat dhe pyetjet ndjekin Drucker-in; vetë librin s'e kemi parë dhe i konfirmuam te përmbledhje të pavarura. Leximi është i redaksisë.

Burimi: Peter F. Drucker, Harper & Row, 1967 (përmes Psychology Today, 2022)

Më shumë te eseja: Operations Manager-i që dua të jem

Çfarë thotë kërkimi

Koha e qetë dhe biseda dyminutëshe

Leslie Perlow kaloi nëntë muaj me një ekip inxhinierësh softueri nën afat. Nga bisedat me kolegët, ata i gjykuan të dobishme 96%, por urgjente vetëm 10%. Ndaj ajo caktoi kohë të qetë: tri mëngjese në javë pa ndërprerje (fazat 1 dhe 3), dhe një fazë me orë të caktuara për bisedat (faza 2).

Inxhinierë që e vlerësuan produktivitetin mbi mesataren: Faza 1 59%, Faza 2 41%, Faza 3 65%, Pas një muaji 47%.

Zëvendëspresidenti ia atribuoi eksperimentit nxjerrjen e produktit në afat, të dytën në historinë e divizionit. Nëntë muaj pasi mbaroi, kishte mbetur pak prej tij, por edhe dy vjet më pas menaxherët i kontrollonin inxhinierët më rrallë. Studimi i John Kotter-it me 15 drejtues të përgjithshëm (1976–1981) shton anën tjetër: një bisedë dy minutash në korridor mund të bëjë punën e një takimi 15–30 minutësh, kur menaxheri ka një axhendë të qartë dhe një rrjet marrëdhëniesh.

Leximi ynë

Jo çdo ndërprerje është humbje. Ato që duhen zhvendosur janë ato që mund të prisnin.

Një ekip i vetëm, vetëvlerësime në një shkallë 1–5, pa grup kontrolli. Në fazën 2 edhe mëngjeset mbetën të qeta.

Burimet: Leslie A. Perlow, Administrative Science Quarterly, 1999 (përmes interruptions.net, full text); John P. Kotter, Harvard Business Review, 1982

Si matet

Blloqe prej 15 minutash

Oriana Bandiera dhe kolegët e prenë edhe ata në blloqe 15-minutëshe javën e 1.114 CEO-ve të firmave prodhuese në gjashtë vende, mes tyre Gjermania. Çdo mëngjes pyetën për planin e ditës, çdo mbrëmje për atë që kishte ndodhur: mesatarisht 50 orë në javë.

• Regjistro në çast. Në blloqe 15-minutëshe, nga telefonata e parë te email-i i fundit.
• Cakto kategoritë që në fillim. I planifikuar apo jo, vetëm apo me kë, dhe për çfarë.
• Krahaso mëngjesin me mbrëmjen. Çfarë u planifikua, çfarë u bë, çfarë zuri vendin e saj.
• Numëro blloqet në një copë. Një orë ose më shumë vetëm, pa ndërprerje.

Përkufizimet e vendosin rezultatin. Te studimi i Bandiera-s, emergjencat zunë 4% të kohës së CEO-ve dhe pak më pak se 10% e veprimtarive të planifikuara u anuluan; Porter dhe Nohria numëruan 36% të kohës si reagim ndaj çështjeve që lindnin. Pyetjet ishin të ndryshme.

Shembull hipotetik, java e një menaxheri turni

• Të regjistruara: 47 orë, 188 blloqe
• Pa plan: 71 blloqe, 52 prej tyre mund të prisnin
• Në një copë: dy blloqe prej një ore vetëm

52 blloqet që mund të prisnin janë vendi nga vjen mëngjesi i qetë i javës tjetër. Numrat janë të shpikur.

Të dhënat e Bandiera-s vijnë nga një javë për çdo CEO, të mbledhura me telefon me CEO-n ose me një asistent. Hapat dhe shembulli janë të redaksisë.

Burimet: Oriana Bandiera, Andrea Prat, Stephen Hansen & Raffaella Sadun, Journal of Political Economy, 2020 (përmes LSE Research Online, accepted manuscript); Michael E. Porter & Nitin Nohria, Harvard Business Review, 2018; Peter F. Drucker, Harper & Row, 1967 (përmes Psychology Today, 2022)

Mjeti i numrit

Regjistri i kohës për një javë

Një kartë në ditë, për një javë të zakonshme. Shkruaj ndërsa punon, jo në mbrëmje. Të premten, mblidh blloqet sipas kategorive dhe renditi me mjetin Pareto: nis me dy ose tri që marrin më shumë kohë.

1. Plani i mëngjesit tri gjërat që duhet të ndodhin sot
2. Regjistri blloqe 15-minutëshe: çfarë, me kë, i planifikuar apo jo
3. Në një copë blloqe prej një ore ose më shumë vetëm, pa ndërprerje
4. Mund të priste ndërprerje që nuk ishin urgjente: kush, për çfarë
5. Hiqe ose jepe çfarë do të ndodhte po të mos bëhej; kush tjetër mund ta bënte
6. Blloku i javës tjetër një bllok i mbrojtur: dita, orët, qëllimi, kush e di

Praktikë e propozuar nga redaksia, sipas tri hapave të Drucker-it, blloqeve 15-minutëshe të studimeve për CEO-të dhe kohës së qetë të Perlow-it.

Burimet: Peter F. Drucker, Harper & Row, 1967 (përmes Psychology Today, 2022); Michael E. Porter & Nitin Nohria, Harvard Business Review, 2018; Leslie A. Perlow, Administrative Science Quarterly, 1999 (përmes interruptions.net, full text)

Hape mjetin: Pareto 80/20

Burimet dhe metoda

Çdo shifër ka një burim.

Shifrat e këtij numri vijnë nga burimet më poshtë. Viti tregon sa e re është secila.

• Henry Mintzberg, Harvard Business Review, “The Manager's Job: Folklore and Fact”, 1975. https://hbr.org/1990/03/the-managers-job-folklore-and-fact
• Michael E. Porter & Nitin Nohria, Harvard Business Review, “How CEOs Manage Time”, 2018. https://hbr.org/2018/07/how-ceos-manage-time
• Peter F. Drucker, Harper & Row, “The Effective Executive”, 1967 (përmes Psychology Today, 2022).
• Leslie A. Perlow, Administrative Science Quarterly, “The Time Famine: Toward a Sociology of Work Time”, 1999 (përmes interruptions.net, full text). https://doi.org/10.2307/2667031
• John P. Kotter, Harvard Business Review, “What Effective General Managers Really Do”, 1982. https://hbr.org/1999/03/what-effective-general-managers-really-do
• Oriana Bandiera, Andrea Prat, Stephen Hansen & Raffaella Sadun, Journal of Political Economy, “CEO Behavior and Firm Performance”, 2020 (përmes LSE Research Online, accepted manuscript). https://doi.org/10.1086/705331

Metoda editoriale

Çdo shifër u kontrollua për vitin, botuesin dhe çfarë mat saktësisht. Kur faqja e botuesit nuk hapej, shifra u kontrollua te përmbledhje të pavarura dhe shënohet me “përmes”. Interpretimi i redaksisë shënohet “Leximi ynë”. Shifrat që nuk u konfirmuan nuk janë në numër.