Çdo vit, në të njëjtën kohë, porositë shtohen. Magazina e di, shitja e di, edhe zyra e di. Megjithatë, kur vjen java e parë e ngarkuar, ekipi mbetet pas, orët shtesë shtohen dhe gabimet shtohen bashkë me to.

Pas dy javësh dikush thotë se ishte befasi. Rrallë është ashtu. Më shpesh mungonte një plan i bërë para kohe.

Kjo ndodh në magazina, në shitje, në mbështetjen e klientëve dhe në çdo vend ku kërkesa ndryshon sipas stinës. Detajet ndryshojnë, por modeli është i njëjtë: kapaciteti u llogarit për ditën normale dhe u rregullua vetëm kur dita e ngarkuar ishte tashmë aty.

Numëro pikun nga vitet e kaluara

Para se të planifikosh, shiko çfarë ndodhi herën e fundit. Merr ditët më të ngarkuara të vitit të kaluar dhe shkruaj tri numra: sa porosi hynë, sa ishin të përfunduara në fund të ditës dhe sa orë pune u përdorën.

Pastaj pyet: sa më shumë dhe kur filloi shtimi? Kur numrat e vitit të kaluar nuk i ke, nisi të shënosh që sot. Një tabelë e thjeshtë me ditën, numrin e porosive dhe numrin e njerëzve të pranishëm është e mjaftueshme për vitin tjetër.

Llogaritja nuk duhet të jetë e saktë. Duhet të jetë e shkruar, që ekipi të mos e rindërtojë nga kujtesa kur është nën presion.

Gjej kufirin e parë

Një sistem rrallë mbushet kudo njëkohësisht. Zakonisht një vend arrin kufirin përpara të tjerëve: tavolina e paketimit, porta e ngarkimit, një person që miraton çmimet, një linjë telefonike.

Pyetja e dobishme nuk është sa njerëz duhen në total. Është ku mbushet sistemi i pari.

Shiko ditën e kaluar të ngarkuar dhe pyet ekipin: ku u mblodhën porositë dhe ku prisnin njerëzit? Një orë shtesë në një vend tjetër nuk e rrit kapacitetin, sepse porositë prapë presin te e njëjta tavolinë. Shto njerëz, pajisje ose orë atje ku është kufiri, dhe pastaj kontrollo ku lëviz.

Piku rrallë është befasi. Zakonisht është një plan që nuk u bë para kohe.

Provo ekipin para ditës së madhe

Plani në letër nuk është plan i provuar. Dy javë para pikut, bëj tri gjëra.

  • Trajno njerëzit e përkohshëm para se të nisë ngarkesa. Një person që mëson gjatë ditës më të ngarkuar ngadalëson vetë dhe ngadalëson edhe ata që e mësojnë.
  • Vendos çfarë pezullohet. Detyrat që mund të presin, si inventari i plotë, takimet e brendshme apo ndryshimet e proceseve, shkruhen dhe shtyhen në mënyrë të dukshme.
  • Emërto një përgjegjës për pikun. Një person që vendos kur ekipi ndahet, kur thirren njerëz shtesë dhe kur ndalet një punë tjetër. Pa përgjegjës, çdo vendim shkon te ai që është më pranë.

Një ditë provë me ngarkesë rreth 80 % e tregon shumë: ku mungon një pajisje, ku është udhëzimi i paqartë, ku ekipi nuk e di kush vendos. Është më e lirë të gjesh këto të hënën para pikut sesa të enjten gjatë tij.

Te planeti i Area Manager-it ka një rutinë javore ku mund të shënosh çfarë humbi dhe çfarë ndryshon. Një analizë Pareto pas pikut ndihmon t’i radhitësh arsyet nga më e madhja.

Kur piku mbaron, shkruaj tri rreshta: çfarë u mbush i pari, çfarë ishte gati vonë dhe çfarë ndryshon vitin tjetër. Janë tri rreshta që vitin tjetër e bëjnë pikun më të lehtë se këtë vit.