Jedes Jahr, ungefähr zur gleichen Zeit, steigen die Aufträge. Das Lager weiß es, der Vertrieb weiß es, das Büro weiß es. Trotzdem fällt das Team in der ersten vollen Woche zurück, Überstunden kommen dazu, und mit ihnen steigen die Fehler.

Zwei Wochen später sagt jemand, es sei eine Überraschung gewesen. Das ist selten so. Häufiger fehlte ein Plan, der rechtzeitig gemacht wurde.

Das passiert in Lagern, im Vertrieb, im Kundenservice und überall, wo die Nachfrage mit der Saison schwankt. Die Einzelheiten unterscheiden sich, das Muster bleibt gleich: Die Kapazität war auf einen normalen Tag ausgelegt und wurde erst angepasst, als der volle Tag schon da war.

Zählen Sie die Spitze aus den Vorjahren

Bevor Sie planen, sehen Sie sich an, was beim letzten Mal geschah. Nehmen Sie die stärksten Tage des Vorjahres und schreiben Sie drei Zahlen auf: wie viele Aufträge eingingen, wie viele am Ende des Tages erledigt waren und wie viele Arbeitsstunden eingesetzt wurden.

Fragen Sie dann, wie viel mehr es war und wann der Anstieg begann. Wenn Sie die Zahlen des Vorjahres nicht haben, beginnen Sie heute mit der Erfassung. Eine einfache Tabelle mit Datum, Auftragszahl und Anzahl der anwesenden Personen reicht für das nächste Jahr.

Die Zählung muss nicht exakt sein. Sie muss aufgeschrieben sein, damit das Team sie unter Druck nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss.

Finden Sie die erste Grenze

Ein System füllt sich selten überall gleichzeitig. Meist erreicht eine Stelle ihre Grenze vor den anderen: der Packtisch, das Verladetor, eine Person, die Preise freigibt, eine Telefonleitung.

Die nützliche Frage ist nicht, wie viele Personen Sie insgesamt brauchen. Sie lautet, wo sich das System zuerst füllt.

Sehen Sie sich den starken Tag des Vorjahres an und fragen Sie das Team, wo sich die Arbeit staute und wo Menschen warteten. Eine zusätzliche Stunde an anderer Stelle erhöht die Kapazität nicht, weil die Aufträge weiter am selben Tisch warten. Setzen Sie Personal, Ausstattung oder Stunden dort ein, wo die Grenze liegt, und prüfen Sie dann, wohin sie wandert.

Eine Spitze ist selten eine Überraschung. Meist ist es ein Plan, der nicht rechtzeitig gemacht wurde.

Proben Sie vor dem großen Tag

Ein Plan auf Papier ist kein erprobter Plan. Zwei Wochen vor der Spitze tun Sie drei Dinge.

  • Schulen Sie Aushilfen, bevor die Last beginnt. Wer am stärksten Tag lernt, arbeitet langsam, und die Personen, die ihn anlernen, ebenfalls.
  • Legen Sie fest, was pausiert. Arbeit, die warten kann, etwa eine komplette Inventur, interne Besprechungen oder Prozessänderungen, wird aufgeschrieben und sichtbar verschoben.
  • Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Spitze. Sie entscheidet, wann das Team aufgeteilt wird, wann zusätzliche Personen gerufen werden und wann andere Arbeit ruht. Ohne Verantwortliche landet jede Entscheidung bei der Person, die gerade am nächsten steht.

Ein Probetag mit etwa 80 % der erwarteten Last zeigt viel: wo Ausstattung fehlt, wo eine Anweisung unklar ist, wo niemand weiß, wer entscheidet. Es ist günstiger, das am Montag vor der Spitze zu finden als am Donnerstag mittendrin.

Der Planet des Area Managers enthält eine wöchentliche Routine, in der Sie festhalten, was verloren ging und was sich ändert. Eine Pareto-Analyse nach der Spitze hilft, die Ursachen von der größten zur kleinsten zu ordnen.

Wenn die Spitze vorbei ist, schreiben Sie drei Zeilen: was sich zuerst füllte, was zu spät bereit war und was sich im nächsten Jahr ändert. Diese drei Zeilen machen die Spitze im nächsten Jahr leichter als in diesem.