Në shumë kompani shqiptare, dita fillon me telefonin e shefit. Magazina pyet nëse mund ta nisë një porosi. Kontabiliteti pyet nëse ta paguajë një furnitor. Shitja pyet nëse mund t’i bëjë një klienti zbritje. Shefi përgjigjet shpejt dhe me siguri, dhe puna vazhdon.

Nga jashtë duket si menaxhim i fortë. Në praktikë është një sistem me një pikë të vetme dështimi.

Shumë nga këto biznese i ka ngritur vetë pronari. Ai i njeh klientët, çmimet dhe njerëzit më mirë se kushdo. Në fillim kjo është avantazh: vendimet merren shpejt dhe askush nuk humbet kohë me procedura. Problemi shfaqet kur kompania rritet dhe mënyra e vendimmarrjes mbetet e njëjtë.

Shiko ku pret puna

Brishtësia rrallë duket në një raport. Duket në pritje. Një kamion që nuk niset derisa shefi të kthehet nga një takim. Një ofertë që mbetet pa u dërguar, sepse askush tjetër nuk e di çmimin përfundimtar. Një punonjës që e di përgjigjen, por pret leje, sepse herën e fundit që vendosi vetë u qortua.

Çdo vendim që pret një person të vetëm është punë e paguar që nuk ecën.

Për ta parë sa e madhe është kjo pritje, shëno për një javë pyetjet që vijnë te shefi: kush pyeti, për çfarë dhe sa kohë priti përgjigjen. Shpesh del se shumica e pyetjeve përsëriten. Ato nuk janë vendime të vështira. Janë vendime pa pronar.

Jepi çdo vendimi një pronar dhe një kufi

Delegimi shpesh kuptohet në dy mënyra të gabuara. Në të parën, shefi i jep dikujt një detyrë dhe nuk merret më me të. Në të dytën, ia jep, por kërkon të pyetet për çdo hap. E para e lë njeriun vetëm. E dyta nuk i jep asnjë autoritet.

Një delegim i dobishëm u përgjigjet tri pyetjeve. Kush vendos? Deri ku mund të vendosë pa pyetur? Kur dhe si e njofton shefin? “Zbritjet deri në 5 % i vendos përgjegjësi i shitjeve; mbi 5 %, pyet drejtorin” është një rregull që dikush mund ta zbatojë të hënën në mëngjes. “Përdor gjykimin tënd” nuk është.

Pyetja e dobishme nuk është nëse njerëzit janë gati të vendosin. Është nëse u kemi thënë qartë çfarë mund të vendosin.

Fillo me dhjetë pyetjet që përsëriten më shpesh. Për secilën, shkruaj pronarin dhe kufirin. Mbaji të dukshme, pranë vendit ku merret vendimi. Te planeti i Area Manager-it ka një marrëveshje delegimi që i mban bashkë rezultatin, autoritetin, kufijtë e eskalimit dhe datën e kontrollit.

Testo kompaninë pa veten

Rregullat e shkruara kanë vlerë vetëm nëse përdoren. Mënyra më e thjeshtë për ta parë është të mungosh. Një pasdite, e paralajmëruar, pa telefon. Kur kthehesh, mos pyet nëse pati probleme. Pyet çfarë u vendos.

Shqyrto vendimet që u morën pa ty. Kur një vendim ishte i mirë, thuaje. Kur ishte i gabuar, shiko fillimisht rregullin: a ishte kufiri i paqartë, a mungonte informacioni, a e kishte vendimin personi i duhur? Një gabim i vetëm mund të kërkojë trajnim. I njëjti gabim te njerëz të ndryshëm tregon se rregulli duhet ndryshuar.

Pastaj zgjero një kufi, vetëm një, dhe kontrollo përsëri pas një muaji.

Qëllimi nuk është që shefi të bëhet i panevojshëm. Është që koha e tij të shkojë te vendimet që e kërkojnë vërtet atë. Një kompani është e fortë kur puna vazhdon edhe ditën kur shefi del nga dhoma.