Një standard i ri shpallet lehtë. Futet në një dokument, del në një mbledhje dhe u dërgohet të gjitha turneve. Për disa ditë, njerëzit e mbajnë mend. Pastaj operacioni ngarkohet, vjen një koleg i ri ose kthehet një përjashtim i vjetër. Udhëzimi mbetet në dosje, ndërsa puna ecën në një rrugë tjetër.

Kjo rrallë zgjidhet duke dërguar sërish të njëjtën kujtesë. Pyetja e dobishme është çfarë duhet të ndodhë pas shpalljes që standardi të bëhet punë normale.

Bëje standardin të vëzhgueshëm

“Bëhu më i kujdesshëm” nuk është standard. “Kontrollo statusin e dhomës para se të japësh çelësin” është diçka që një koleg mund ta bëjë dhe dikush tjetër mund ta verifikojë. E njëjta gjë vlen për mbylljen e një porte ngarkimi, skanimin e mallrave të ftohta brenda zonës së ftohjes ose regjistrimin e një kërkese të pazgjidhur të mysafirit para se të vijë turni i ardhshëm.

Shkruaje veprimin kritik me fjalë të thjeshta. Thuaj kur ndodh, kush e bën dhe çfarë prove tregon se u bë. Trego një shembull të rezultatit të saktë. Mbaje udhëzimin pranë vendit ku përdoret, jo vetëm në një manual të gjatë.

Nëse një hap ka disa përjashtime, emërto më të zakonshmet. Njerëzit që punojnë me shpejtësi do ta takojnë përjashtimin para se të kthehen te dokumenti.

Jepi zbatimit një përgjegjës

Dikush duhet të shohë nëse standardi i mbijeton një turni real. Ai person nuk ka nevojë të shohë çdo veprim. Ka nevojë për një kontroll të vogël e të rregullt dhe për një mënyrë për të dëgjuar ku ka fërkime. Për shembull, një përgjegjës turni mund të shqyrtojë disa dorëzime, të kontrollojë me zgjedhje një portë në fund të ngarkimit ose t’i kërkojë një kolegu të ri ta demonstrojë hapin.

Përgjegjësi ka nevojë edhe për autoritet që të ndryshojë diçka kur kontrolli dështon. Nëse veprimi i kërkuar merr më shumë kohë se sa lejon procesi, përsëritja e rregullit nuk krijon kohë. Menaxheri mund të duhet të zhvendosë punë, të rregullojë një mjet ose të vendosë cila kërkesë ka përparësi mbi tjetrën.

Mëso nga gabimet

Kur një hap anashkalohet, pyet çfarë ndodhi para tij. A ishte udhëzimi i paqartë? A mungonte mjeti? A mendonte secili nga dy njerëzit se ishte përgjegjësi e tjetrit? A matej ekipi për shpejtësinë, ndërsa standardi kërkonte një pauzë?

Regjistroje modelin, ndrysho kushtin dhe kontrollo sërish. Një gabim i vetëm mund të kërkojë këshillim. I njëjti gabim te njerëz ose turne të ndryshëm tregon një sistem që ka nevojë për vëmendje.

Një standard i dobishëm ka një cikël jete të shkurtër: shpjegoje, demonstroje, kontrolloje në punën reale, rregullo atë që pengon dhe kontrollo sërish. Pikërisht ky zbatim është pjesa që e kthen një shpallje në një mënyrë pune të besueshme.