Një turn lë një shënim. Turni tjetër e lexon dhe prapë nuk e di çfarë të bëjë. Një ekip e shënon detyrën si të kryer, por ekipi tjetër po pret një detaj që mungon. Kur problemi bëhet i dukshëm, tundimi është të pyesësh kush dështoi.
Shpesh secili person bëri pjesën që kuptoi. Pjesa që mungonte ishte kalimi mes tyre.
Në një hotel, një problem dhome mund të kalojë nga night audit-i te recepsioni i mëngjesit pa një veprim të qartë të radhës. Në një magazinë, një porosi mund të kalojë nga mbledhja te ngarkimi me një qese që ende mungon. Detajet ndryshojnë, por pika e dobët është e njëjta: puna ndërroi duar para se gjendja e saj të ishte e qartë.
Përcakto çfarë përmban një dorëzim i plotë
Një dorëzim i dobishëm u përgjigjet pesë pyetjeve. Cili është artikulli ose problemi? Cila është gjendja e tij aktuale? Çfarë është provuar tashmë? Kush e ka përgjegjësinë për veprimin e radhës? Deri kur duhet të ndodhë ai veprim?
“Një mysafir u ankua” e lë personin tjetër ta rindërtojë historinë. “Një mysafir raportoi presion të ulët uji; teknika u njoftua; recepsioni i mëngjesit konfirmon riparimin para se të kthehet mysafiri” është një dorëzim mbi të cilin dikush mund të veprojë. Përdor vetëm detajet që i duhen personit të radhës, dhe trajto informacionin e mysafirëve sipas rregullave të strukturës.
Dorëzimi është i plotë kur personi që e merr mund ta emërtojë veprimin e radhës. Një mesazh i dërguar nuk provon vetë se përgjegjësia kaloi.
Shiko kufirin
Nëse i njëjti problem kthehet, ndiq një shembull real përtej kufirit. Krahaso atë që ekipi dërgues besonte se kaloi me atë që ekipi marrës mori realisht. Shiko formularin, statusin në sistem dhe kohën në dispozicion. Një fushë që në sistem është opsionale mund të jetë thelbësore në punë.
Bëje këtë pa e kthyer shqyrtimin në kërkim të personit të fundit që e preku detyrën. Gabimet që përsëriten te njerëz të ndryshëm zakonisht do të thonë se vetë kalimi keqkuptohet shumë lehtë.
Bëje turnin e ardhshëm më të lehtë
Bini dakord për një përgjegjës për çdo çështje të hapur dhe mbaje dorëzimin aq të shkurtër sa të lexohet ndërsa turni është në lëvizje. Ndaji faktet nga supozimet. Shëno çfarë është urgjente dhe çfarë mund të presë. Në mbivendosjen e ardhshme, kontrollo cilat çështje u mbyllën dhe cilat u kthyen përsëri.
Mjeti i dorëzimit të turnit i jep kësaj një strukturë të thjeshtë, por zakoni ka më shumë rëndësi se formulari. Një dorëzim i mirë e lejon personin e radhës ta vazhdojë punën pa e nisur hetimin nga e para.