Eine neue Kollegin kommt zur vereinbarten Zeit. Jemand stellt sie dem Team vor, zeigt ihr den Spind und die Kaffeemaschine. Dann setzt sie sich neben einen Kollegen und sieht zu, wie die Arbeit gemacht wird. Nach zwei Stunden hat sie einiges bemerkt, das ihr niemand gesagt hat.

Am Ende der Woche kennt die Person die Arbeit so, wie der Kollege neben ihr sie macht. Das ist nicht unbedingt schlecht. Aber wenn der Weg des Kollegen vom schriftlichen Prozess abweicht, hat die neue Person den Prozess gelernt, der in der Praxis besteht, nicht den, den die Führungskraft im Kopf hatte.

In einem Lager, einem Vertriebsteam oder einem Büro ist die erste Woche ein kleiner Test der Arbeit selbst: wie klar sie ist, wo sie aufgeschrieben ist und wer sie wirklich kennt.

Bereiten Sie den ersten Tag vor, bevor die Person kommt

Ein improvisierter erster Tag sendet eine kleine Botschaft: Niemand hat Sie erwartet. Prüfen Sie vorher fünf Dinge: wo die Person sitzt oder steht, welche Systemzugänge sie hat, welche Kleidung oder Ausrüstung sie braucht, wer sie begrüßt und was sie in der ersten Stunde, mittags und am Ende des Tages tut.

Sie brauchen kein langes Programm. Ein Blatt mit dem Tagesablauf, dem Namen einer Ansprechperson und einer kleinen Aufgabe, die sie bis zum Abend abschließen kann, genügt. Etwas Kleines am ersten Tag zu beenden zeigt der Person, dass sie nützlich ist.

Geben Sie eine Person an der Arbeit, nicht nur einen Ordner

Der Ordner mit den Regeln erklärt, was getan werden soll. Eine Kollegin an der Arbeit zeigt, wie es wirklich getan wird. Beides hat Wert, aber nur, wenn es zusammenpasst.

Wählen Sie eine Kollegin, die die Arbeit gut kennt und Zeit zum Erklären hat. Achten Sie dann auf eines: Wenn sie der neuen Person zeigt, wie gearbeitet wird, steht dieser Schritt im schriftlichen Prozess? Wenn nicht, lautet die Frage nicht, wer es falsch macht. Die Frage lautet, warum Praxis und Anweisung auseinandergelaufen sind.

Neue Kolleginnen und Kollegen sehen die Arbeit nur eine Woche lang mit frischem Blick. Hören Sie zu, bevor sie sich daran gewöhnen.

Wird ein Schritt anders gemacht als in der Anweisung, gibt es oft einen Grund: ein geändertes System, ein Formular, das nicht mehr benutzt wird, eine Abkürzung, die funktioniert. Das ist es wert, aufgeschrieben zu werden, denn entweder muss der Prozess aktualisiert oder die Praxis korrigiert werden.

Fragen Sie jeden Tag, was unklar war

Nehmen Sie sich am Ende jedes Tages der ersten Woche zehn Minuten mit der neuen Person und stellen Sie zwei Fragen: Was war heute unklar, und was hätte geholfen, früher zu wissen?

Die nützliche Frage ist nicht, ob die neue Person schnell ist. Sie lautet, was ihre Woche uns über den Prozess verrät.

Schreiben Sie die Antworten auf. Nach drei oder vier neuen Personen sehen Sie, dass sich dasselbe wiederholt: ein System, das niemand erklärt, ein Begriff, den nur die Alteingesessenen kennen, eine Regel, die nur im Kopf einer Person lebt. Das sind die Dinge, die auch den gewöhnlichen Tag langsamer machen.

Der Planet der Schichtleitung enthält eine Routine für den Schichtbeginn, die Sie auch für den ersten Tag einer neuen Person nutzen können.

Sagen Sie der Person am Ende der Woche, was sie gut gemacht hat und was sie nächste Woche lernt. An ein gutes Unternehmen erinnert man sich daran, wie es eine neue Person am ersten Tag empfangen hat.