In vielen albanischen Unternehmen beginnt der Tag mit dem Telefon des Chefs. Das Lager fragt, ob ein Auftrag raus darf. Die Buchhaltung fragt, ob ein Lieferant bezahlt werden soll. Der Vertrieb fragt, ob ein Kunde einen Rabatt bekommen kann. Der Chef antwortet schnell und sicher, und die Arbeit geht weiter.

Von außen sieht das nach starker Führung aus. In der Praxis ist es ein System mit einem einzigen Ausfallpunkt.

Viele dieser Betriebe hat der Inhaber selbst aufgebaut. Er kennt Kunden, Preise und Menschen besser als jeder andere. Anfangs ist das ein Vorteil: Entscheidungen fallen schnell, und niemand verliert Zeit mit Verfahren. Das Problem entsteht, wenn das Unternehmen wächst und die Art der Entscheidungsfindung gleich bleibt.

Sehen Sie, wo die Arbeit wartet

Zerbrechlichkeit zeigt sich selten in einem Bericht. Sie zeigt sich im Warten. Ein Lkw, der erst losfährt, wenn der Chef von einem Termin zurück ist. Ein Angebot, das nicht rausgeht, weil niemand sonst den Endpreis kennt. Ein Mitarbeiter, der die Antwort weiß, aber auf Erlaubnis wartet, weil er beim letzten Alleingang gerügt wurde.

Jede Entscheidung, die auf eine einzelne Person wartet, ist bezahlte Arbeit, die stillsteht.

Um zu sehen, wie groß das Warten ist, notieren Sie eine Woche lang die Fragen, die beim Chef ankommen: wer gefragt hat, wozu und wie lange er auf die Antwort wartete. Oft wiederholt sich der Großteil. Es sind keine schwierigen Entscheidungen. Es sind Entscheidungen ohne Verantwortliche.

Geben Sie jeder Entscheidung eine verantwortliche Person und eine Grenze

Delegation wird oft auf zwei falsche Arten verstanden. In der ersten übergibt der Chef eine Aufgabe und sieht nie wieder hin. In der zweiten übergibt er sie, will aber bei jedem Schritt gefragt werden. Die erste lässt die Person allein. Die zweite gibt ihr keine Befugnis.

Eine nützliche Delegation beantwortet drei Fragen. Wer entscheidet? Wie weit darf diese Person entscheiden, ohne zu fragen? Wann und wie informiert sie den Chef? „Rabatte bis 5 % entscheidet die Vertriebsleitung; darüber fragen Sie die Geschäftsführung“ ist eine Regel, die jemand am Montagmorgen anwenden kann. „Nutzen Sie Ihr Urteilsvermögen“ ist es nicht.

Die nützliche Frage ist nicht, ob die Menschen bereit sind zu entscheiden. Sie lautet, ob wir ihnen klar gesagt haben, was sie entscheiden dürfen.

Beginnen Sie mit den zehn Fragen, die am häufigsten kommen. Schreiben Sie zu jeder die verantwortliche Person und die Grenze auf. Halten Sie sie sichtbar, nah am Ort der Entscheidung. Der Planet des Area Managers enthält eine Delegationsvereinbarung, die Ergebnis, Befugnis, Eskalationsgrenzen und Überprüfungsdatum zusammenhält.

Testen Sie das Unternehmen ohne sich selbst

Schriftliche Regeln haben nur Wert, wenn sie genutzt werden. Am einfachsten sehen Sie das, indem Sie fehlen. Ein Nachmittag, vorher angekündigt, ohne Telefon. Fragen Sie bei Ihrer Rückkehr nicht, ob es Probleme gab. Fragen Sie, was entschieden wurde.

Sehen Sie sich die Entscheidungen an, die ohne Sie getroffen wurden. War eine gut, sagen Sie es. War eine falsch, prüfen Sie zuerst die Regel: War die Grenze unklar, fehlte eine Information, lag die Entscheidung bei der richtigen Person? Ein einzelner Fehler kann Schulung verlangen. Derselbe Fehler bei verschiedenen Personen zeigt, dass die Regel geändert werden muss.

Erweitern Sie dann eine Grenze, nur eine, und prüfen Sie nach einem Monat erneut.

Das Ziel ist nicht, dass der Chef überflüssig wird. Es ist, dass seine Zeit dort ankommt, wo man ihn wirklich braucht. Ein Unternehmen ist stark, wenn die Arbeit auch an dem Tag weitergeht, an dem der Chef den Raum verlässt.